令和6年 第3回実行委員会 議事録の要旨ご報告NEW 

日 時:2024年5月23日(木曜日)18:00 ~19:00
場 所:駒込文化創造館 会議室
出席者:坂元(健)・柿原・下苙・江藤・高野・松清・佐藤(雅)・牧田・寺原・中武・
木村・藤田(詔)・村上・大山・日並・宮原・田中・松村・大石(実行委員19名)
四位・高橋・中田(県東京事務所3名)

*柿原幹事長挨拶
〇藤田会長は本日はご欠席

*四位課長挨拶
〇総務担当課長。宜しくお願いします。
〇実行委員の皆様には、日頃から総会の準備をやっていただき、ありがとうございます。
準備に携わっていけたらと思います。

*高橋主査より
〇今年は郷土人会(市町村・同窓会)を行う。
総会に1人でも多く参加していただける下準備が出来たらと考えている。
日時:7月20日(土曜日) 16時~18時半

議題

1.チラシの配布
⑴全部で500部をラクスルで印刷。
実行委員各人に本日10部ずつ配る。
県人会事務所にも100部置く。
内容に関しては、執行部や副委員長で検討し仕上げた。

2.名刺の配布
⑴板垣実行委員が作成。本日各人に配布する。

3.協賛広告申込書要領の配布と流れの再確認
⑴広告は、合計100口がクリアできるよう、一人4口ぐらいとって欲しい。
⑵流れ
①「広告協賛のお願い」と「広告申込書」にチラシと名刺を添えて依頼先に
お渡しする。
②依頼先に広告申込書に記載してもらい、広告のお願いをした実行委員もしくは
牧田副委員長までメールで申し込んでもらう。
③申込者の一覧表を牧田副委員長が作成し、日並実行委員に送信。
日並実行委員が請求書を依頼先に発送する。
請求書を発送したことを牧田副委員長に報告する。
④入金があったら、松清事務局長が日並実行委員にその旨を連絡する。
⑤日並実行委員が領収書を依頼先に発送する。
領収書を発送したことを牧田副委員長に報告する。
*上記の作業は、纏めてではなく、五月雨式に行う。
*依頼する口数は、1口、2口、4口、8口とする。

4.アルカディアとの打ち合わせ結果
⑴5月14日に会場(アルカディア市ヶ谷の担当の水野さん)と打ち合わせをした
⑵ホテル側の見積り
⑶会場のレイアウト
①今年は横型で行う(昨年は縦型)。
②10人のテーブル×24 240人までは着席可能。
⑷控室は高尾の間:来賓の控室とコーラスの女性の控室が同室か、後日確認する。
⑸「こんね」の物品販売コーナーを手前に設ける。
⑹会場のセンターにスクリーンが無いので、今年はプロジェクター無しで見積もって
いる。
⑺横断幕をセンターに設置する。横断幕の制作費用(今までの横断幕が紛失)や担当者
を考えなくてはいけない。大型印刷(900×4500)の手配が出来る人がいたら知らせ
て欲しい。
⑻学生ボランティアが7名ほど登録している。物販のお手伝いをしてもらう。
食事も一緒にしてもらいたいので、一卓の半分の席を学生ボランティアの席に
当てたい。
⑼昨年度は懇親会後に、実行委員で反省会を行った。
受付等の後片付けを県の方にお願いしてしまったので、今年は実行委員も一緒に
後片付けをしたい。
⑽アトラクションの出演者には、謝礼+交通費をお支払いした方がいいのではないかと
考えている。
⑾ホテルとは、後日、司会者やアトラクション出演者との打ち合わせを行う予定。

5.実行委員連絡先の共有

6.予算案

7.その他
⑴事務局より
①本日維持会費をお支払いいただく方は、松清事務局長まで。
②東京ドームの野球観戦を7月13日に行う。申し込みは松清事務局長まで。
⑵現在、パンフレットに掲載したい写真候補を、串間市市役所総務課秘書広報課に
お願いしています。来月の実行委員会には、皆様にお披露目できるように進めて
います。

8.来月の実行委員会
日時:6月27日(木曜日)
場所:IKE・Bizとしま産業振興プラザ(池袋) 第2会議室(6F)
メトロポリタンホテルの斜め前で、消防署の隣の青いカラフルなビル。

以上

実行委員長 坂元健 報告〜☆