令和6年 第1回実行委員会 議事録の要旨ご報告NEW 

日 時:2024年3月21日(木曜日)18:00~19:30
場 所:駒込文化創造館
出席者:坂元(健)、藤田(洋)、佐藤(純)、下苙、江藤、高野、柿原、松清、牧田、
寺原、佐藤(雅)、木村、平川、黒田、河野、藤田(詔)、板垣、大山、日並、
宮原、村上、久峩、大石(計23名)

*坂元実行委員長挨拶
〇初めての任務で要領がよく分からないが、皆さんの意見を取りまとめて進めていきた
い。
〇実行委員会は、本日を含め計8回予定している。
〇本日、実行委員メンバーの承認をいただきたい。
〇実行委員の仕事が偏らないよう、仕事の分担を分散していきたい。
〇スローガンを決めたい。

*藤田会長挨拶
〇昨年の実行委員長には、4年間に渡り実行委員長を頑張ってもらった。感謝したい。
今年は坂元実行委員長に引き継いだ。坂元実行委員長を中心に頑張ってもらいたい。
〇宮崎県東京事務所の児玉所長、福崎次長、大野課長は宮崎に戻られる。高橋主任主査
と中田主事は東京事務所に残られるので、松清事務局長と共に県関係の取り纏めをお
願いしたい。
〇広報を早め早めに行いたい。HPに実行委員会での決定事項、周知が必要な情報を掲
載していって欲しい。
〇実行委員一人一人に役目を考えて欲しい。→分科会を作っていったらどうか。

*柿原幹事長挨拶
〇実行委員各人が意見を出し合って、良い県人会が出来るようにしたい。
〇各設置委員会の委員長は実行委員を兼務しないことになっているが、河野実行委員は
広報を担当しているので、特別に実行委員をお願いしている。

*新実行委員紹介
〇平川時史さん:会計担当をお願いしたい。

議題

1. 実行委員名簿案について
⑴ 名簿案の修正
① 平﨑勝利さんは実行委員から外れる。(計36名となる)

⑵ 実行副委員長と実行委員の差は何か?
① 業務が副実行委員長に集中する傾向にある。副実行委員長を無くしてもよいのではないか。
→組織図に掲載されているように、小集団を纏める長として必要である。
小集団の長が集まってミーティングを行う必要がある時がある。
② これまで副実行委員長に集中していた業務を、他の実行委員に分散していく必要がある。

2.スケジュール表について
⑴ 実行委員会
① 松清事務局長の出勤に合わせて木曜日に行う。
② スケジュール表に記載されていても必要が無ければ削る回もあるかもしれない。
③ 振り返りの会(反省会)は11月14日(木曜日)に行う。

3.業務集中の改善案
⑴昨年も、牧田副実行委員長に業務が集中した。今年は業務を分散したい。
① 牧田副実行委員長に集中した業務
〇名刺作成(デザインと印刷)
作成は随時行う。4月から9月ごろまでバラバラ続く。
昨年は延べ1000枚ほど作成。
〇A4版のチラシ
前任者はMSWordで作成していたので、特別なソフトが必要とは限らない。
スローガン(会のテーマ)が決まらないとチラシは作成し難い。
〇A4版の総会のご案内
文章は会長or実行委員長
デザイン、印刷はどなたかに担って欲しい。
〇総会の出欠ハガキ(申し込みはがき)
●昨年は江戸川区の郵便局は、ハガキにバーコードを掲載することを必須
条件とした。しかし、調査した結果1000枚以上(印刷)作成する場合は
必須。それ以下は任意であることが分かり交渉した。郵便局からは「バー
コード無しは今回限りということで、認める」と言われた。実質300~400
枚ほどしか印刷していない、今年も、もめると思うが交渉するか、バーコ
ードを作成するかの検討が必要。昨年のデーター(Excel)は渡せる。
●出欠ハガキが必要か否かは後日検討する(方向性としては、ハガキ同封の
方向で進めたい。)。
〇当日のパンフレット
●式次第パンフレット  デザイン、DTP、印刷
●広告冊子       デザイン、DTP、印刷
② 上記①のうち、当日のパンフレット(式次第パンフレット・広告冊子)は牧田副実行委員長が継続して行う(デザイン専用ツールのillustratorを使う場面があるので)。それ以外を分担する。
③ 分担後、前半は牧田副実行委員長のアドバイスを受けながら行う。
④ 以上のことを行う、「牧田チーム」を作成したらどうか。

⑵ 寺原副実行委員長も、会場の設営、シナリオ、出席者のリスト作成を行ったので、
今年は他の実行委員に分担して欲しい。

4.組織図に関して
⑴ 組織図を再確認して役割分担を再度行う。(上記3.「業務集中の改善案」を念頭に)
⑵ 組織図は副委員長会議で作成し、4月の実行委員会で発表できるようにする。

5.会計に関して
⑴ 会計に事務局が全部関わるというわけにはいかない。
平川さんと木村さんで、県人会と実行委員会の会計を分担したらどうか。
→松清事務局長も含め、会計で検討してもらう。
⑵ 実行委員会の会計に関しては、仮払い処理をした方がいいのではないか。
⑶ 総会参加費は、前払いが出来るならばやった方がいいのではないか。
(事前に入金の約束事を決める。)

6.司会、抽選会、アトラクション

7.スローガンについて
⑴次回の実行委員会で意見を頂戴したい。

8.その他
⑴合唱団へのお誘い
⑵黒田先生コンサートへのお誘い
⑶次回実行委員会
日時:4月25日(木曜日)18:00~
場所:駒込文化創造館 第2会議室

実行委員長 坂元健 報告〜☆