令和4年 第3回実行委員会 議事録の要旨ご報告NEW 

日 時:2022年6月24日(金曜日) 18:00~19:40
会 場:赤羽会館 3F会議室
出席者:藤田(洋)、佐藤(純)、下苙、江藤、高野、柿原、本田、久峩、藤田(詔)、長友、河野、寺原、木村、黒木、宮川、武田、日並、坂元(健)、佐藤(雅)、火宮、田中(宗)、黒田、村上、大石(実行委員・24名)
興梠課長、東主任主事(宮崎県東京事務所・2名)(計26名)

*進行:藤田(詔)実行委員長

*藤田会長挨拶
○ここに来てまた少し感染者が増えているが、感染対策に関してアルカディアとの約束を守っていかなくてはいけない。各パートでも感染対策について検討し、必要ならばホテルとも連絡を取りながら進めて欲しい。
○総会が2年間開催されなかったために、会員の皆さんのモチベーションも下がっているのでは?実行委員の皆さんにご協力いただき、盛り上げて進めていきたい。

*柿原幹事長挨拶
○前回の実行委員からメンバーも少し変わり、新しいメンバーとなっている。藤田実行委 員長を中心に、総会開催に関して模索していき、成功させたい。

*議題

1. アルカディアとの打ち合わせ
○今のところの人数制限が168名。状況改善された場合、224名。
●参加者がリミットを超えた場合は、ロビーを使用するなどして工夫するようホテルに交渉する。
○お料理
●お料理や提供方法はホテルにお任せする。
●追加で提供依頼しているものは、スパゲティ―、餃子、イワシ、飫肥天等の郷土料理。
□餃子は、県東京事務所から食材に詳しいコンネにお願いして申込数 を早めに教えることになっているが、再度確認をお願いしたい。
□イワシは黒木均実行委員にお願いしたい。
□飫肥天は日南出身の下苙副会長にお願いしたい。
○見積書をいただいたが採算が合わないので、特にお料理の部分を見直し、再度アルカディアと交渉する予定。他にもカットできるものはカットするよう検討する。
○延岡高校同窓会もアルカディアで開催予定。延岡高校同窓会と情報交換していく。

2.チラシ
○牧田副委員長作成のチラシ回覧。
拡大執行部会で出た意見を参考に作成。
このチラシで決定でよいか?→決定
○チラシと案内状と返信のハガキの3点セッとを7月22日以前に配送したい。
●県からの広報の発送も同日に行いたい。発送作業に協力して欲しい。
●チラシ印刷部数は2019年は1000部。総会参加者は約250名だったので、今回は600部印刷予定。多数配る予定の方は連絡して欲しい。

3.名刺
○13名分作成済み。名刺が欲しい方は牧田さんに連絡乞う。

4.イベント
○一休さん 六本木で開催したひなたフォーラムで一度ご出演いただいた。
長友さん トランペットの演奏は音の問題がある。

叶竜也さん(美々津出身)に依頼することが正副委員長会議で決定→承認・決定

5.広告
○今までの最高口数が78口(一口¥5,000)
○今年は、計算上80口くらいお願いしないと回っていかない。ご協力乞う。
○デザインは依頼者が作成して、牧田さんにお願いする。
○締め切り:9月9日(金)

6.抽選会
○今年は抽選会無しの方向で検討している。
○諸々のことは執行部で討論するということでよいか?→OK

7.お土産
○あった方がいいのでは?
○無償でいただいているので、数が読めない。全員にはいきわたらない可能性もある。
(県の方がご招待状と一緒に協賛品をお願いして下さっている。)
○参加者数がある程度決定してから、事務局と県とで整理していく。

8.その他
○予算は、再度のアルカディアとの交渉後に決める。
○メールアドレス等の変更が何件かあり、名簿を再再配布した。
個人情報の保護には注意して欲しい。
○合唱団先生へとピアノ調律代 →承認
○これから打ち合わせを多く持たなくてはいけなく、なかなか決まらないこともあるが、実行委員のご協力もお願いしたい。(藤田実行委員長より)

9.次回の実行委員会
○日程は決まっていないので、後日連絡する。
○予定会場の県ビルには、30人以下なら使用OK(本日の参加者は26名)という規定がある。会場と日程を調整する必要があるため、出欠の返信は必ずして欲しい。

以上

実行委員長 藤田詔子 報告〜☆