令和4年 第4回実行委員会 議事録の要旨ご報告NEW 

日 時:2022年7月15日(金)18:00 ~ 19:30
場 所:宮崎県東京ビル 1F会議室
出席者:藤田(洋)、下苙、江藤、柿原、本田、藤田(詔)、長友、牧田、大石、寺原、木村、
黒田、河野、田中(宗)、稲葉、村上(敬称略)(実行委員16名)
中原課長、東主任主事(県事務所2名)   計18名

進行:藤田実行委員長

宮崎県東京事務所
○中原課長挨拶
●コロナ感染症がまた増えているから気を付けて欲しい。
●世界県人大会に関して
置県140年を記念して、令和5年10月27~29日にシーガイヤコンベンションセンターで開催。
*1日目 レセプション
*2,3日目 ふるさと巡りツアー
キャッチコピーは「つながろうひなたで つなげよう世界へ」
これに絡んで、宮崎県人会世界大会ロゴマークを募集する。是非応募して欲しい。
○東主任主事
●宮崎スペシャルデー→ジャイアンツの試合に藤田会長他沢山ご参加いただいたので、お礼を申し上げたい。

下苙副会長挨拶
●コロナ、熱中症が総会開催にとって大敵である。
●総会開催日が迫ってきたので、今日は重要な実行委員会となる。

藤田実行委員長挨拶
●会長より、ホテルのキャンセル料発生の1カ月延期のお願いをして頂いている。
●無事に総会開催を願っている

議題

1.チラシの件
案内・ハガキ・チラシの3点セットの印刷準備はほぼ出来ている。
8月2日に印刷に出し、8日かかるので10日に出来上がりが届く。
8月10~12の間に発送したい。

2.アルカディアとの打ち合わせ結果
○食事について
●食事をお弁当に変更
●餃子、スパゲティ、鰯、飫肥天の提供については、材料費と共に調理代がかかり
すぎるので、今年は提供しない。
*スパゲティ―に関しては、大迫さんから辞退のletterも来ている。今後、プロジェクトチームの立ち上げに協力をお願いしたいとのこと。
○食事の際の注意点
●テーブル間を行き来するのは控えて欲しい。
○ピアノの使用料(調律はしてある。)

次回アルカディアとの打ち合わせの際に確認すること。
①ホテルのテーブルプランを平面に落とし込んでもらうよう、ホテルに依頼する。
(テーブルの設置方法とテーブル配置の限界も)
②アルカディアは会場の声出しはOKか
③アルカディアのコロナ対策のルールの確認。
(ex. 食べるとき以外はマスクをして欲しい等)
→参加者へは、注意事項を受付の配布物に同封したり、テーブルに置くなどして知らせたらどうか

3.会計、予算案について
○お弁当代、飲み物代、部屋代、諸々の費用を含め、(最小出席者168名出席の場合)
前回2018年の決算を参考に概算すると、黒字となる。
○コロナ禍の中、なかなか参加者数と男女比率の算出は難しいが、女性を40名にし
て再度計算をしてみる。(県のデータだと、ある年は男性177名女性52名)

4.広告について
○現在の協賛件数は、18口+6口(本日受けた分)+α(事務局に連絡があった分)
○必ず申込書を書いて欲しい。(メールでもいいから、文章で)
○請求書・領収書・が必要な方は、伝えて欲しい。
(広告の会計は本田事務局長が担当。請求書領収書も作成済み。)
○広告協賛の状況については、今後も牧田副委員長と本田事務局長とで情報を交換
していく。

5.当日の役割について
○当日の持ち場担当を決める。後日、個々にお願いする。
●来客誘導は、県事務所担当。(来客のテーブルには名札を置く。)
●受付:県北:火宮実行委員、甲佐実行委員、石塚実行委員、江藤副会長が声掛け
県央:大石副委員長が声掛け
県南:下苙副会長が声掛け
*前回、合唱団の練習が入り、受付の人数が減ってしまった。合唱団以外の方に
お願いした方がよい。
●会計:倉片実行委員
●会場:黒木(均)実行委員、松清実行委員、中武実行副委員長

6.イベントについて
○合唱団と叶竜也氏の舞台に関して、マイクの打ち合わせ等を後日アルカディアと持つ。

○合唱団と叶さんとの時間配分を決める。合唱団15分。叶さんには3曲ぐらいをお願いする。

7.司会について
○総会は、事務局長と幹事長で進行。
○懇親会は、今まで平野アナウンサーにお願いしていたが、今年もお願いするか否か。
●平野さんは今年は厳しい。
●今年はざっくばらんにやった方がよいのではないか。また、これから先のことを
考えても、実行委員の中から司会者を出す方法で考えたらどうか。
→田中宗樹さんと稲葉雅美さんの2名のコンビネーションで進めることに決定。
*田中さん:精一杯頑張らせていただきます。
*稲葉さん:皆さんに伝わる宮崎弁で。地声も大きいのでOK。準備にも出来る限り都合をつけます。                                            ●皆で作る懇親会。厳粛な所は厳粛にやってもらいたい。
●ある程度シナリオをしっかり作った上でやってもらいたい。
*シナリオの原案は寺原副実行委員長が持っているので、事前にラフに作っておく。
*県事務所から全体の流れももらっておく。来賓人数、紹介方法、挨拶等。
●進行の打ち合わせの日程を決める。
*次回8月19日(5回)、9月16日(6回)、その合間に日程を決めたらいい。
*藤田(詔)実行委員長、本田事務局長、長友副委員長、寺原副委員長、司会の田中実行委員・稲葉実行委員。

8.パンフレットについて
○式次第を決めないとパンフレットが作成できないので、式次第を決める必要がある。
○仕上がりは本番の2週間前で。(ナンバリングの必要が無いので直前でもOKか?)
○ご参加いただくのは知事か副知事か、議員のお名前、お名前の呼び方等も確認が必要。

9.おみやげについて
○県事務所より、来賓の方々へのご案内の時に、お土産のご提供のお願いをする。
(例年100カ所に送るが、その中の約3割が出席。今年もご案内は例年通り出す。)
その中で、自治体はお土産のセット数が少なく、全員分の数にはほど遠い。
○当日ふるまえないおみやげは、集める必要はないのではないか。
○焼酎の提供は多い。今までに余った分は倉庫にあるので、それをさばいたらどうか。
●焼酎の飲み残しに関しては、持って帰って良いが、封が空いていないものは事務局
で保管する。
○今までの提供品は、ワンカップ、新聞等。干しシイタケは数が多かった
○千切り大根は実行委員会で購入している。
○そもそも、お土産は必要か?
→お土産ついては。後日調べて県とも検討して決める。

10.その他
①抽選会は行わない。
②物産が欲しいということであれば、県から「こんね」にお願いする。
③200人以上になったら、物産が出していたところにテーブルが置けるのではないか。
④煙草を吸う人の場所はあるか?→全館禁煙になっているのではないか。
⑤次回実行委員会は
第5回実行委員会 8月19日(金)県ビルにて
第6回実行委員会 9月16日(金)県ビルにて
⑥9月10日に幹事会を実施するので、来週中に幹事に案内を発送する。会場は、アルカディアの「琴平」

*江藤副会長挨拶
第七波が来ている。お互いに気を付けながら。当日は皆が喜んで参加できるよう祈念し
ながら、しっかり頑張っていきたい。

以上

実行委員長 藤田詔子 報告〜☆