令和4年 第5回実行委員会 議事録の要旨ご報告NEW 

日 時:2022年8月19日(金)18:00 ~ 19:30
場 所:宮崎県東京ビル 1F会議室
出席者:藤田(洋)、下苙、岡、柿原、本田、藤田(詔)、久峩、武田、村上、日並、火宮、佐藤、宮川、長友、牧田、坂元、宮原、木村、黒田、稲葉、寺原、大石(敬称略)(実行委員22名)
中原課長(県事務所1名)
計23名

進行:藤田(詔)実行委員長

*宮崎県東京事務所 中原総務担当課長挨拶
今日の宮崎の感染率は全国1位である。秋の開催を来年に延期するなど、開催を検討中
の会も多い。本会も今日最終判断になるかと思うがよろしくお願いします。

*藤田(洋)会長挨拶
昨年と一昨年、総会は開催出来ず今年はやる方向で走ってきたがここに来て感染が急拡大した。ちらし、案内状始め準備を進めてきたが、会員の健康を重視し今年も中止とする。
予定日の10月15日は、来年に向けてこれからもよろしくお願いしたいという気持ちも込めて、幹事・実行委員・合唱団の慰労の会を開催したい。

*本田事務局長挨拶
執行部による2度のプロセス(審議)を踏んで今日の実行委員会を迎えた。
今後は、協賛をもらっている方々にどういう対応をすべきか等の協議が必要だ。

*藤田(詔)実行委員長挨拶
キャンセル料の発生する8月15日までに決めざるを得なかった。
心から開催したかったので残念である。

1)本年度の総会・懇親会の開催中止の件
○ここまでやってきたので、やる方向で進んでもいいのではないかという意見と、こ
の感染拡大の状況下で案内を出すこと自体不謹慎ではなかという意見があった。
○1部2部構成で行ったらどうかという意見もあった。

結論(苦渋の決断)
今年の総会・懇親会は中止とする。
1.理由
●参加者の安全確保が必須であるが、どれだけ安全重視で対策を行っても、
現在の感染拡大の状況下では感染しないとは言えない。
●本会は、行政とも繋がっていて、社会的な責任もある。
2.中止の告知
●幹事会で報告後、会員に報告する。
□HPに掲載する。
□会員向けの郵送物に総会・懇親会中止のお知らせのletterを入れる。
□名刺や口頭等で総会開催を伝えた一般の方には、中止の連絡を徹底する
よう会員にお願いする。

提案 当日、実行委員、幹事、合唱団による慰労会を開催したらどうか?
1.理由
●今まで準備を進めてきたことの確認と実行委員の慰労のため
□コーラスも成果を披露して欲しい

●来年にこの体制を繋げていくため(来年の総会の結団式)
□牧田実行委員作成の広告・チラシ・パンフレット等も来年に持ち越し
たらどうか?
2.決まっていること
●司会:田中宗樹さんと稲葉雅美さん
●費用:見積額 計¥408,979.-
50人出席と考えると一人約¥8,000.-
●部屋:140人対応の部屋
●食事:お弁当(総会開催予定時に決めたお弁当と同じもの)
3.質問事項
●総会は中止なのか、それとも形を変えたのか?
□総会は中止の上で、改めて慰労の会を行う。
□キャンセル料無しという配慮をホテルにしてもらう苦肉の策でもある
のでは?
●8月15日までに中止の連絡をしたので、キャンセル料は発生していない
という理解でよいか?→キャンセル料は発生していない。
●感染は今がピークで、落ち着くまで延期するという方法もあるのでは?
→感染が落ち着くという保証も無く、いつ落ち着くのかという見通しも立たない。
●維持会員や一般の方々には声はかけないのか?→かけない。
会の意味が、慰労・次の総会へのシミュレーションという性格だから。
●幹事・実行委員・合唱団への連絡方法と出欠管理
幹事:9月10日の幹事会で
実行委員:今日の実行委員会及びメーリングリストで
合唱団:合唱団内の連絡ツールで
*返事・返信の無い方には、電話や紙ベースで声をかける。
*本田事務局長に出欠リストの管理をお願いしてはどうか?
●費用が総額¥400,000.-もかかるものなのか?
ホテルの見積もり済み
→会場を変える、手弁当で行うという方法はどうだろうか。
□総会の場合、広告協賛費が入ってくるが、慰労会には協賛費は入らず、
人数が少ないので個人の会場費の負担額も増える。故に、規模が小さ
くても個人の負担は総会開催時と同額程度になる。
●協賛広告主に返金するのか、広告協賛は今年も何かの形にするのか、来年
に持ち越すのか?
→今年ではなくては意味のない広告もあるので、返金すべきである。
→製作者の負担を考えると、今年何かの形にするよりも、返金の方が
betterではないか。
結論 返金をする。(領収書は返却してもらう)
●イベント出演依頼済みの叶さんにはどう対応するか?
結論 来年の総会への出演をお願いする。

慰労会開催の結論 慰労会は10月15日に開催する。その旨を幹事会で報告する。

2)今後行うべきこと
○慰労会の内容の検討:執行部で決めて連絡する。
○会則改定:有事の際の会則の作成
緊急事態の時の対応は執行部会にある程度任せるという方向で幹事会で図る
○総会で行うべき収支報告や活動報告を何らかの形で行う。
○会費の支払いに関しての検討:会費支払いは会員の約半分に留まっている。

3)合唱団の件
○慰労会に、無理に合唱を入れなくていいのではないか→聴きたいので入れる。
○ピアノは使用しない。

4)その他
○会則に書いていないことを行わざるを得ない場合は、遠慮しないで、執行部で判断
しましたと言い切っていいのではないか。会則に書いていないことを決めるため
に執行部がある。
○維持会員向けの市町村広報物・案内ビラ等の郵送物梱包作業がある。お時間のある
方は、お手伝いをお願いしたい。(本田事務局長より)
日時:8月24日(水) 13:00~17:00 8月26日(金) 13:00~17:00
場所:宮崎県東京ビル 1F会議室
○次回実行委員会
日時:9月16日(金)18:00~
場所:宮崎県東京ビル1F会議室

5)中原課長より締めの挨拶
宮崎県人会の幹事・実行委員の皆様には、いかに繋がりを繋いでいくかに苦労して
いただいている。今後ともどうぞよろしくお願いしたい。

以上

実行委員長 藤田詔子 報告〜☆