平成29年 第6回実行委員会 議事録の要旨 NEW

日 時:平成29年9月29日(金曜日) 18:00 ~ 21:00
場 所:宮崎県東京ビル
出席者:江藤・榎本・佐藤・岡・斉藤・藤田(洋)・坂元・牧田・大石・寺原・帆足・河野・黒木・下苙・宮川・宮崎・小川・田中・長友・鈴木・上杉・藤田(詔)・児玉・所(以上実行委員24名)
    朝稲・長瀬・二村(以上宮崎県東京事務所3名)   (計27名)

進 行:江藤実行委員長

* 榎本会長挨拶
○準備は順調に進んでいるが、出席者が少ない。昨年以上に出席者を増やしたい。
○楽しいお祭りの演出方法を皆で相談したい。

議題

1. 準備状況
① 現時点での出欠状況
県北 : 出席44名 
県央 : 出席57名 
県南西: 出席31名 
その他: 出席 2名 
合計 : 出席134名 
② メールによる申込者数 6名 →ハガキによる申込者との合計は140名
総参加者数は、ばんば踊りとひょっとこ踊りの踊り手の数を140名にプラスした数。
③ 増員のために、未返信の維持会員に電話で参加を呼び掛ける。
10月5日に大石委員が最終的に返信ハガキをチェックし、案内を出した未
返信の維持会員を各地区担当者代表に連絡、担当者より未返信の維持会員にTELする。
各地区担当者:県北  榎本・佐藤・長友
       県央  岡・柿原・藤田
       県南西 下苙・牧田・宮川
④ 看板=垂れ幕(縦90㎝×横5m以内)は、昨年の垂れ幕同様のフォームで作成、前日までに江藤委員長が持ち込む。
「 平成29年度 在京宮崎県人会 総会・懇親会
       ふ る さ と 宮 崎 の 集 い 」
⑤ 当日の受付等
○9:00集合 準備とお土産の袋詰め(椎茸等300名分準備)
10:30ミーティング
○斉藤県人会事務局長がお釣り用に千円札で5万円ぐらい準備して各受付に渡す。
    ○今月末に出席者受付を締め切り、それ以降の申し込みは5番受付でしてもらう。
    ○維持会員で維持会費未納の会員が分かる名簿を準備。支払っていただく。
     (但し、今期分のみ)
    10月入会の会員は、維持会費は¥2,000でよい。
⑥ 当日の受付周り準備物
○地区(県北・県央・県南西)が分かる地図を貼る。

2. 県事務所から
① 来賓
○現在26名。最終的には30名弱と考えられる。
○来賓のテーブルプラン・・・県の方で行う。9人テーブル×3になるであろう。
② 物販
○昨年に引き続き、重久企画。
○(物販の横に県からのパンフレットを置くテーブルを設置)
③ 抽選会景品
④ ○知事、在京宮崎県人会長、黒木国昭、野田典男賞等
 (野田先生の作品は、牧田実行委員が頂きに行く)
⑤ シナリオ
○開会前に司会者と打ち合わせをする。

3. 寮生の参加等
*寮生のボランティア→現在2名の申し込み。

4. 協賛広告最終版報告&パンフレット
① ○印刷部数→500部印刷(¥28,000.-)。余ったら、関係各所に送付する。
 広告主には2部ずつ送付。(2部×58件=116部)
 余りは来年広告協賛を依頼する時に使用する。
○表紙は『ばんば踊り』
○10月18日(水)納期。
② 広告
○58件89口で¥445,000 → 今年は新規、大口の申し込みが多かった。
○空きスペースに県のお知らせを入れる。
○会計の帆足実行委員より請求書、領収書を送る。
 領収書送付を急ぐ方は、帆足委員に連絡。急がない場合は、領収書はお礼状と一緒に送付する。
③ パンフレット
○10月19日の17:00より、ナンバリング(350番まで)とミシン目を入れる作業 をする。(5人程度でOK)

5. アトラクション
① 当日の演出
○黒木委員が宮崎弁で参加者を誘導。
○スポットライトは単色。(単色の方が映える)
○『ばんば踊り』の時は、手拍子をする。(『ひょっとこ踊り』の時は、笑いが掛け声と同じ効果となる。)
    ○実行委員の協力が必須。来年以降のためにも、実行委員が盛り上げるように。
② ひょっとこ踊り
○2グループが参加
 ●在京日向高校卒業生(11期生中心) 7,8人
 ●在京日向会 7,8人
 2つの流れでテーブルの周りを参加者を誘いながら踊る。最後は演台に行き、 お披露目をする。
○在京日向会の時の踊りをモニタースクリーンに流し、様子をつかんでもらう。
  →流さない方が度肝を抜くので面白いのではないか。
③ 新ばんば踊り
○スクリーン(会場左手)にデモビデオを流す。→太鼓の持ち込みは不許可。
 手拍子で入る。
○舞台は使用しなくてもよいかもしれない。
○宮崎犬『ひいくん』にも踊ってもらう。
○各テールブルに踊り手を配置する案もあったが、前方に踊り手のテーブルを準備し、前方から踊りの輪を大きくしていく方法が良いのではないか。
    ○照明2名+スポット1~2名の3人ほどスタッフ手配済み。
    ○写真撮影はOK。
    ○控室を準備する(会場奥の廊下の部分=着替え、待機場所)

④ 当日のCD販売や展示について
○昨年以降、CD販売はその年の出演者のみと決める。→今年は無し。
○展示はOK。
○会の最後に全員で『ふるさと』を歌う。(合唱団は前に出て歌う)

6.会場との最終打合せ→10月10日(人数の確定)  →小さい変更は前日

7. 本番当日の担当スタッフ
① 受付
○県北 :長谷川
○県央 :柿原
○県南西:鶴・倉片
○5番  :帆足(申込用紙に記入してもらう。振込用紙準備)
② 会場・場内
 黒木・中武・寺原
③ 抽選箱
○宮崎
○ひぃくん(宮崎犬)
○参加者の中から予めお手伝いいただく方を決めておく。
  →司会者の平野さんとの打ち合わせが必要。
④ アトラクション
○坂元
○黒木(声掛け)

8. 当日配布のパンフレット仕上げ作業&運搬日
① パンフレット仕上げ  10月19日(木) 17:00から
② 配布資料運搬日    10月20日(金) 16:00集合
 黒木・柿原・藤田・江藤・斉藤・榎本・上杉

9. 当日懇親会終了後の実行委員の打ち上げについて
   昨年までの会場での打ち上げは廃止。県ビルでの『いっちゃが』の会に参加するか、素材屋での打ち上げに参加する。

                                  以上