日付: 2026-05-14
場所: 駒込地域文化創造館 第二会議室
参加者: 21名 zoom：2名
進行：寺原実行委員長
● 会長挨拶
o 会長より、実行委員の出席者増を目指し、全員集合後に活発な意見交換する体制を希望。
● 県事務所の方々からの挨拶
o 4/1付で東京事務所に赴任された方々の自己紹介・ご挨拶。
円滑な運営に努めて120周年に向け会を盛り上げる方針。県事務所の連携を表明。
● 新事務局長（牧田）からの通知事項
o ホームページのリニューアル
▪ HTTPS化などセキュリティ強化済み。古い情報は順次更新。閲覧を依頼。
o 郷土人会の予定
▪ 2026-07-25（土）開催予定。県事務所と調整後、役員へ連絡。
o 理事会員の会費状況
▪ 90名強が入金済み。会場での直接支払い可（手数料不要、領収書発行可）。
● 会議日程と会場確保
o 5/14は第2会議室で案内チラシ・パンフデザインを協議。
o 6/4は第2会議室を予約済み。17:30–18:30で執行部会設置委員会、実行委員会は18:30開始に30分後ろ倒し。以降7～9月は木曜日で仮押さえ。月明け木曜の統一を検討。
o 結論：6/4スケジュール確定、以降は木曜統一で調整。
● 案内チラシ（暫定版）の内容と配布方針
o 暫定版にアーティスト・合唱団情報、プロフィール、持参予定楽器説明を記載。
o 営業用途（広告依頼、新規会員勧誘）にも使用し、議事録と併せ共有。
o 今月末の配布は各自白黒コピーで対応可。明後日の配布に間に合うよう現行版を必要に応じ手書き修正で対応。
o 結論：暫定版を白黒で先行配布、正式版・カラー版は後日。
● チラシのレイアウト案（昨年形式の再作成是非）
o 昨年はA4縦、左に合唱団、右にアーティスト構成の案あり。今年版で同レイアウト再作成は未決。モノクロ配布前提案も検討。
o 結論：当面は現行案で配布しつつ検討継続。
● 価格高騰と会場・飲食費の懸念
o 物価高騰によりホテル側の値上げが不透明。早めに交渉・確認を希望。
o 結論：会場（アルカディア）と条件確認を早期に進める。
● 申込方法（ホームページ・はがき）表記
o ホームページ刷新済み。総会・参事会詳細確定後にWeb申込受付可能。
o チラシに「詳細確定後に受付開始」「申込はホームページから」を追記予定。
o メールが苦手な人の対応として、はがき併用を検討。結論は持ち越し。
o 結論：チラシにWeb案内追記、はがき併用は継続検討。
● 未確定項目の扱い
o 明後日の配布用は未定項目を「未定」と明記し配布。手書きで斜線・注記、「出欠の返事」欄の調整も可。
o 結論：未定は未定のまま表記し配布、後日差替・更新。
● スローガンとパンフレット表紙案（「日の出」モチーフ）
o スローガン：「今120年を経て、また新しい未来を創造する」に決定済み。
o 表紙写真案：2案。一部「暗い」「モノトーン」の指摘。逆光で手前が暗くなりやすい点を共有し、色調調整や素材再検討の余地あり。
o 結論：本会では決定せず。専門家と連携し素材再検討。
● デザイン体制（専門家参画）と120周年ビジュアル進行
o 素材提供・要件共有のうえ専門家主導で品質向上を図る。写真素材は2案に限定せず、より良いものを柔軟に検討。
o 逆光等の課題は光量調整で対応可能との認識。二案を並行制作し、必要に応じ作り直しの意見を募る。早期に決め打ちで進める意向。
o 結論：専門家にデザイン協力を依頼。二案を並行制作し、フィードバックに応じ修正。素材選定・調整は後日オンラインで進行。
● 広告依頼要項・営業体制
o 広告依頼案内文は昨年文案を一部アレンジし、会費等に触れず運用予定。誤字脱字チェック済、追加意見は受付。
o 昨年は実績良好。今年は負担分散の体制構築を検討。参加者による積極的な広告営業を依頼（申込書共有済）。
● 懇親会の席配置（年代別・エリア別）
o 以前の参加者から「年代でテーブルを括る仕組み」の要望。現行は若手テーブルの設定あり。30-50代コミュニティ形成を考慮した案も検討。
o 県のDBに年齢情報がなく受付での年齢把握は困難。名札の年代表記案は手間と抵抗があり課題。出身地域優先の傾向や個別誘導案が議論。
o 結論：年齢による一律振り分けは見送り、当日の現場対応と柔軟な誘導で対処。
● 司会体制
o メイン司会は2名で決定、フォロー体制も確立。
● 実行委員会向け会費の事前徴収
o 実行委員のみ事前振込等で徴収する方針。
o 結論：会費事前徴収の担当承諾、決定。
● 食文化関連のゲスト検討
o 「食の文化」関連のタイムリーな人材への声かけ提案。6月に宮崎訪問予定で、事前挨拶文送付し面談調整案。
o 行政・民間のルートを模索。
● ホテルとの打ち合わせ
o 食関連や当日の運営含め、ホテルとの打ち合わせが必要。少数精鋭で訪問を計画。
o 結論：早期にホテル打ち合わせを設定。物価高騰対応も併せ確認。
● Zoom参加者の紹介
● メーリングリストの登録確認
o 執行部会登録と相違している可能性がある。名簿で黄色セルで注意喚起。
o メーリングリスト未参加者が約5名。案内はBCC併送。アドレス相違は担当者または事務局に連絡で再登録対応。
● スケジュールと予算編成
o 3・4月の会議は第2会議室で実施し一定のタスク達成。4月予定の予算編成はホテルとの打ち合わせ未了により遅延。2026-05中に打ち合わせを行い、会費等金額を確定する方針。
● 名刺用QRコードの利用と配布段取り
o QRコード付き名刺の運用について、現状アクセスが「Not Found」になるケースあり。「1日から送った」との発言があったが詳細不明。
o 実行委員会名刺を毎年作成。必要枚数を担当者に共有すれば郵送または手渡しで配布可能。
次回実行委員会
日時: 6月４日18:30
場所:駒込地域文化創造館
以上
実行委員長 寺原研二報告〜☆