日時：2026-11-10 18:05〜
場所：市ヶ谷宮崎県ビル一階会議室
参加者： 17名 (ZOOM)1名
イベント全体の振り返り・資料
• 会長より、若い人を含む幅広い年代のスタッフが力を発揮し、楽しく終えることができた「県人会は不滅！」との発言もあった。
• 実行委員長より事前共有資料の概要を説明した。
• 事務局長の牧田さんから振り返り資料を受け取り、事前共有済。
実行委員会の開催・参加状況
• 実行委員会は3月から10月までに計8回開催し、Zoomも活用した。土日を避け、第1週の木曜日を基本としていた。
• 仕事の都合で18時に集まるのが難しいスタッフにはZoom参加を促した。
• 会場によって定員に差があるため、参加の呼びかけ方や会場規模への配慮が必要との振り返りがあった。次回以降は土日開催も検討する余地がある。
• 正副実行委員長会議は3月27日に開催、そこから実行委員会が始まった。参加募集に影響するスローガンやメインイベントの方針は、3月末頃までに決める必要があるとの意見が出た。
議事録・情報共有
• AIボイスレコーダーを使った議事録作成により、効率化できた。一方、人名や発言者の確認には手間がかかった。
• ホームページ掲載用の議事録は、開催日・参加人数・レジュメ程度に掲載内容を絞る案が出たが、決定には至っていない。
若手登用・企画・当日の運営
• 前年までの副委員長格の人を顧問とし、若手を新たな役割に登用した。初めての業務に戸惑う場面はあったが、経験者や顧問の支援もあり進められた。
• 120周年にふさわしいスローガンが決まり、関係者と相談して制作したオープニング動画も納得できる仕上がりとなった。オープニングではライトアップとピアノ演奏が連動し、合唱団の登壇や動画も好評だった。
• 司会は2部制とし、複数の若手が担当した。前年とは印象が異なるとの反応があり、若々しい雰囲気や担当者の責任感につながったとの評価があった。
• 山内さんのライブは複数回打ち合わせを行い、アンコールも実施したため、シナリオの時間調整が必要になった。
• シナリオは9月23日に浮間舟渡で読み合わせを行った。実際に読むことで感情の込め方が変わるとの振り返りがあり。
• 抽選会は過去の担当者の支援と引き継ぎにより、事前準備を円滑に進められた。一方、景品の仕分けリストの共有や説明が遅れたことが反省点。
LINE・広報・チラシ
• LINEの無償プランは月200通までと分かり、月5,000通までのライトプランに変更した。追加費用が発生した。
• LINE企画自体は好評だったが、登録が遅れると初期の情報を見られず、未登録者が多かったとの指摘があった。
• QRコードの案内時にアクセスが集中し、つながらなかった人がいた。
• 早期登録の案内、司会から複数回知らせること、記事や情報を追加で配信すること、プロジェクターにQRコードを表示することなどが提案された。
• パンフレットの表紙に自筆の題字を入れた点は評価された一方、完成が5月頃まで遅れ、周知に使えるツールがない期間が生じた。アーティストなどが未決定でも、予告を載せたチラシを先に出す案が出た。
受付・来賓・抽選会
• 受付を地域別からカナ順に変更したことで流れがスムーズになった一方、年齢別受付には課題が残った。
• 受付では、事前打ち合わせがないまま支払い対応が始まり、マニュアルを読んでいない担当者もいた。名前への色付けなど表示を改善する案が出た。
• 抽選会の金券・目録では、景品ごとの用紙や住所記入用紙の枚数管理が不十分で、当日に不足が分かり慌てた。
• 来賓が一般参加者の席に座り、関係者が到着を待っていたケースがあった。
前日準備・記念品・引き継ぎ
• 記念品は当初230個を想定していたが、200個しかなく、その結果、全体のバランスが崩れたとの反省があった。
• お土産担当のリーダーを早めに決め、前日の作業に複数人を配置する案が出た。
食事・進行
• 懇親会の食事は、十分だったという意見と、テーブルによって差があったという意見があった。デザートが残っていたことから満腹の参加者も多かったのではないかとの話があり、料理のボリュームは悪くなかったとの意見があった。
• スピーチは司会者の紹介などで予定より長くなったとの振り返りがあった。
• スピーチは司会者の紹介などで予定より長くなったとの振り返りがあった。
広告・予算・機材
• 最終的な収支は黒字だった。広告は98口から108口に増え、広告収入が黒字の大部分を支えた。
• 120周年を理由に東京事務所から広告収入があったが、来年は同額を見込めないとの説明があった。予算のバランスを考え、今後も広告収入や参加者を増やす必要があるとの意見が出た。
• 把握している参加人数は226人との説明があった。
• アーティストやプロスタッフへの謝礼は、予算を調整し、実行委員会の承認を得て進めた。
• 県の食材はホテルの通常食の費用を抑え、その分を食材の調理などに充てる形で調整した。
• レンタルのプロジェクターは当日うまく接続できず、最終的にホテルの機材を使用。次回はホテルの機材を利用する方が確実との反省が共有された。
参加人数・申込・アンケート
• 申込人数と当日の欠席者数を見込み、開催直前に料理数を決める現行方法でよいか、検討が必要との意見が出た。
• 事前申込や事前振込の案が話題になった一方、直前キャンセル時の返金や、事前案内がない場合の対応が課題として挙がった。
• 会場の収容人数は最大でも約240人との説明があり、申込人数を制限する案にも言及があった。
• アンケートは38件の回答があり、来年の運営に参考にしてほしいとの意見があった。
次年度への引き継ぎ
• 来年は会長と幹事長、実行委員長が交代し、第121回の総会・懇親会に向けて準備を進める。
• 今年の運営ではオープニングの合唱団や動画が評価された一方、反省点も次の実行委員へ引き継ぐことが確認された。
以上
実行委員長 寺原研二報告〜☆