日付：2026.09.17 18：00
場所：駒込地域文化創造館第二会議室
参加者：実行委員 ２３名東京事務所:１名 Zoom参加:３名
議題
1. 参加者拡大・事前入金・幹事会/実行委員会準備
◦ 総会・懇親会の申込は現段階で目標200名に未達。過去事例にならい、各委員が知人・友人へ案内状送付・直接声かけを強化し、標準テンプレートと進捗報告フォーマットを事務局から即時配布して行動を促進する。
◦ 事前入金は少なく、銀行振込、郵貯等での前払いを再周知し、当日の会計混乱リスクを低減する。
◦9月26日幹事会で参加状況・各係の役割を確定し、10月1日実行委員会には最終実行委員会を開催して未決事項を整理・確定する。
◦メール配信リストのクリーンアップと出欠未回答者へのフォロー、資料最新版の一斉再配布を行う。
2. ステージ構成・音響・映像・演出最終化
◦山内さんのセッションは2人体制に。ステージ奥行き拡張は取りやめ。ライン席通常配置に変更し、プロ音響担当
9/6に詳細調整済み。当日リハーサル前提で音響・進行を確定する。
3. 料理提供計画の確定とコスト最適化
◦ホテルと調理方針確定（8/25）。天領うどん・冷汁はカウンターサービスで提供。高鍋餃子は個数そろえ配膳。
◦提供動線とテーブル配膳計画を最終化し、見積書・予算書へ数量・単価・提供方法を反映する。
4. 合唱団・式次第・キャラクター運用
◦合唱披露曲 決定 合唱団 山内さん舞台転換 タイムテーブル確定
紹介文 シナリオ作成 9/23読み合わせ実施
5. 進行構成・司会・アナウンサー・カンペ
スポーツ系誘導コミュニケーションは「最初の歓談前後」候補で30分インターバル内に確定し、抽選会・歓談・山内さん枠との整合を図る。来品紹介は司会読み上げ＋起立礼の簡素運用。
6. 受付・名簿・会計・テーブル配置
受付は区分ごと担当を分け、来賓受付は県事務所が担当。名札出力・名簿管理（読み方誤り記録・途中集計）実行委員が担当。
アクション項目
• 年齢別参加想定の集計・テーブル数確定・自由席運用文書化 — 委員長・受付チーム
• 入口掲示物レイアウト・固定手順・座席案内表示準備 —受付チーム
• 名札誤読記録・修正・来場者数集計（12時直前）
• 会計担当最終名簿確定・受け渡しマニュアル更新・配布 — 会計チーム・事務局長
7. お土産袋詰め・配布物・広告締切
◦抽選用/お土産用の混同防止と協賛焼酎のバーカウンター均等配置を管理。餃子リーフレットは袋詰めに同封。追加同梱物は事前連絡必須、当日持ち込み不可。広告は104口（県から16口）に到達、滑り込み数口を予算に反映し、印刷入稿は最終確定分のみ受理。9/16滑り込み広告は提出済み、掲載見込み。
• 予算書更新（協賛収入増分反映・当日運営費へ配分調整） — 実行委員長
• 広告受付終了告知－実行委員長・作成にかかる－印刷校正担当
8. 抽選会運営・賞品仕分け
◦抽選会は賞品の抽選用/お土産用配分を確定・台帳化し、在庫・梱包（木箱等）を前日までにチェック。当日の誘導・整列・進行合図を事前に共有し、ステージ呼び込み・当て役を決める。
9. ブース設営（国スポ・CD物販）
◦国スポブースの設置意向を確認し、設置時はホテルレイアウトへ反映。山内さんCD販売ブースの机数・電源・決済動線をホテルへ確定連絡。国スポ側とはメールでサイズ・備品・時間の要件を詰める。
10. 特別企画出演者（永田大志氏・井上兄妹・演歌歌手）
ステージ誘導の当日オペレーションを会場運営部隊で検討。
ゲストの一言スピーチ対応、UMK映像素材活用を検討。
芸能・スポーツ関係の当日飛び込みは「受入制限」方針で運営・司会へ通達し、登用は事前合意者に限定。
11. 来賓・特別ゲスト・招待フォロー
来賓の誘導の担当 東京事務所。主要来賓は必要に応じて実行側も誘導。その他の来賓の申込・来場可否を確認し、未着の場合は再案内・フォロー。
12. 会場設営・人員配置・ボランティア
会場設営スタッフとプロの分担を10/1までに確定。総会進行は決定。全体統括も予定し、事前に郵便・電話で役割受諾・当日参加確認。ボランティアは目標3名程度を20〜30代参加者から選抜し確保。スポーツ・芸能関係者の誘導の担当者も決定。
13. 行政・団体PR枠とタイムテーブル
ビデオレター・スピーチを進行へ組み込み。
14. 閉会演出・肩書訂正・謝礼・打ち上げ
予算書にて謝礼等の内容確認。閉会の形式を若手によるものに変更提案。
打ち上げ手配担当者を決定。
15. 新ビル内覧会
新ビル内覧会は10/14 17:00、定員20名で超過時は2班分け。10/15は一般枠申込可。開始時間厳守。
16. LINE企画・アンケート集計
パンフ1ページ目QRから公式LINE登録を促進し、登壇者のプチ情報（趣味・大切な言葉など）を文字配信。運用フロー（収集方法・投稿タイミング・責任者）を詰め、情報収集を支援。懇親会後は11/20でLINEグループを終了し、2〜3日後にアンケート集計（設問別クロス・自由記述分類）を実施。
次回実行委員会： 10月１日18：00～駒込地域文化創造館4階にて
以上
実行委員長 寺原研二報告〜☆