日付: 2026年10月1日18：00
場所: 駒込地域文化創造館第2会議室
参加者:実行委員：23名 東京事務所：１名 zoom参加：３名
参加者数の現状と見込み、会場・予算の検討
• 参加者数の見込み:
o 現状の申込者数は201名。郵便の遅れや来賓関係の追加（15名）を考慮すると、最終的に235名程度になる見込み。
o 目標の200名を大幅に超え、若返りも進んでいるため、これ以上の積極的な声かけは控える方針。
• 会場と予算:
o 会場準備は200名ベースだが、テーブルの人数を10名から11名に増やすことで対応可能。
o 予算は210名まで対応可能、現在の見込み人数でも予算内に収まる見通し。
• 料理手配と費用:
o 料理は10名増で6～7万円の追加費用が発生し、直前の数量変更は不可。そのため「220名」のボリュームで見積・発注を検討し、最終確定はホテルとの直前打合せで行う。当日は座席追加で対応し、料理はテーブル間で配分調整する。
• ドタキャン対策:
o 過去には15～16名のドタキャンが発生した実績がある。対策として、1週間前にリマインダーを送信することで半減を目指す。ネット申込者にはLINE/メール。
受付・当日運営体制
• 受付・集計体制:
o 受付締切約1週間前に人数を集計し、ホテルへの発注数を判断する。
o 木村氏をリーダーに任命し、全セクションの人数を横断的に集計し、当日の場当たり的な対応をなくすための進行ステップを整備する。
• 受付・誘導:
o 受付区分は担当者を確定済み（区分1: 武田・下田、会計: 西、区分2-3会計: 倉片・高野、区分3受付: 坂元・林）。
o 受付で年代別シール（20代/30代等）を色分け配布し、若年層テーブル（1卓想定）への誘導に活用。貼付は任意とし、柔軟な配席を行う。
o 誘導チームリーダーの黒木均氏が当日不参加の可能性があり、代替リーダーの選任が必要。
o 宮崎県ソフト連盟からボランティア2名（20代想定）が派遣され、若手テーブルの盛り上げ役を担う。
• 会費の事前徴収:
o 実行委員は当日の混雑を避けるため、会費の事前支払いと名札の早期受け取りを徹底する。
タイムテーブルと進行
• タイムテーブル（主要な流れ）:
o 09:00～: 音響・合唱団リハーサル（約40～60分）
o 11:00: 受付開始
o 11:30: 入場案内
o 12:00: 懇親会開始
o 12:40頃～: 来賓紹介、歓談
o 13:18～: パフォーマンス（井上氏、北田氏、永田大士氏）
o 13:35～: 山内氏ライブ（30分）
o 14:10～: 抽選会（約30分）
o 14:40頃～: 新旧役員挨拶、次期実行委員長紹介
o 14:48～: ふるさと合唱
o 14:57: 閉会案内（若手司会による三本締めで終了）
o 確定版タイムテーブルは10月2日か3日にメーリングリストで共有予定。
• 抽選会:
o 進行はテンポを重視し、登壇者には一言コメントを依頼。写真撮影は流れ作業化やステージ下での撮影を検討。
o 抽選順決定。ペア宿泊券等はまとめて授与し、昨年のような「同一プレゼンターからの二度渡し」は避ける。
o プレゼンター欠席分は副会長等が代替する。最新の進行リストを裏方へ確実に共有する。
o 進行用のカンペは板垣氏が準備する。
• その他の進行:
o 万歳三唱は実施せず、締めは若手司会による三本締めとする。
o 副知事が時間通りに退出を希望しており、進行が遅れた場合は代理登壇など臨機応変に対応する。
o LINEへの投稿はイベント中ではなく、終了後に面白い人を選定して掲載する方針。
来賓・役員関連
• 参加者情報: 井上鷹氏は本人のみ出席。山内氏の妻（小堺氏）の席を2席確保。議長は不参加のため、副議長（山下寿氏）が乾杯の音頭を担当。
• 役員交代・次期実行委員長・初参加者:
o 柿原氏が10年間務めた幹事長を退任。
o 次期実行委員長として中武氏が紹介され、就任挨拶を行った。
o 近藤氏が実行委員会に初参加し、自己紹介を行った。
備品・会場準備
• 景品・焼酎管理:
o 景品（焼酎等）は前日までに会場に到着予定。事務局長と県事務所が仕分け作業を行う。
o 実行委員の当日、集合時間は9時。
• 着替え場所:
o 女性は「高雄の間」奥のパーティション内、男性は受付奥の衝立裏または倉庫を利用。リハーサル前の早い時間帯に着替えを済ませることが推奨される。
• その他備品:
o 掲示用にイーゼル1台と両面テープを準備。
o 協賛広告冊子（全20ページ）の最終稿が完成し、レイアウトが決定。回覧確認。
o スタッフ用の弁当・お茶は手配済み。
以上
実行委員長 寺原研二報告〜☆